Кадровое делопроизводство – широкая тема. Она требует знание ряда правил, порядков. Они обязательны для соблюдения кадровыми специалистами. Журнал кадрового персонала есть на каждом предприятии. Это значимый внутренний бланк отчетности. Далее вы узнаете, какие журналы существуют в принципе, кто должен заполнять их и как.
Обратите внимание: электронный оборот тоже возможен, но именно бумажный сейчас является основным вариантом (то есть вести учет можно и так, и так, но наличие бумажной версии обязательно).
Какие журналы нужно вести на производстве и для чего? Данные документы предназначаются для фиксации сведений о приеме сотрудников на работу, занимаемых ими должностях, датах перевода, прохождения медицинских осмотров, проведения инструктажей.
Каждый журнал составляется в своей отдельной папке и нумеруется. Обязательно наличие информационных блоков с личными данными сотрудников. Корректность сведений проверяет ответственное лицо, оно же следит за отсутствием ошибок в бумагах. Сотрудник для ведения книг выбирается один.
Какие журналы должны быть в отделе кадров:
Наличие обязательных кадровых журналов регламентируют законодательные акты, распоряжения руководства организации. В компаниях может находиться приличное число бланков регистрации, отчетности. Они заполняются с учетом текущей специфики, особенностей работы организации.
Дополнительная документация утверждает наличие локальных правовых актов, подтверждает юридическую силу официальных бумаг. Какие журналы бывают в кадровом делопроизводстве, помимо обязательных, – это тема, заслуживающая отдельного рассмотрения.
Правильное ведение журнала регистрации трудовых договоров делает все бумаги, сведения доступными. Сотрудник фирмы сможет быстро найти нужный документ с учетом даты его подготовки и подписания. Это упорядочивает хранение информации. Проверяющие органы тоже регулярно уточняют сведения о наличии нарушений, фиксируют данные в журнале учета.
Что еще входит в обязанности кадровика – работа с командировочными. Если сотрудники фирмы регулярно совершают рабочие поездки, журнал учета должен быть постоянно под рукой. В нем будут указаны дата отправки, время прохождения командировки, личная информация о трудоустроенном лице. В общем, полный перечень информации, который может быть запрошен в будущем.
Доступные способы регистрации:
Организация сама выбирает для себя оптимальный способ с учетом текущих запросов. Учтите, что регистрация кадровой документации в компании предполагает обязательное использование специальных журналов. Если нет законной официальной отчетности, на случай возникновения трудовых споров (а это не редкость для организаций всех размеров, форм), суд с государственной трудовой инспекцией могут не признать электронные версии документов. То есть работать без журнала можно, но это не в интересах самой фирмы.
Как вести журнал регистрации приказов по командировкам, трудовым, ответственный сотрудник узнает из инструктажа. Пунктов, правил, требований много, все они обязательны для соблюдения.
Например, нужно защитить вложения от изъятия. Все листы нумеруют ручкой (не карандашом – это важно), сам журнал прошивают и опечатывают, заверяют подписью руководителя компании либо лица, ответственного за хранение данных. Только в таком случае регистрационная книга может исполнять роль доказательства.
Журналы отдела кадров обязательные и дополнительные нужны для решения следующих задач:
В электронном виде в теории вести журналы учета тоже можно, но тут существует ряд нюансов. Вы должны понимать, что, если в документах будут расхождения (а это не редкость – банальный человеческий фактор), предпочтение отдадут печатной версии. Если ее нет, или там указана не вполне корректная информация, что-то доказать уже будет сложно.
Электронный журнал не всегда пригоден для применения. Подвисания, вирусы, частые обновления – факторов масса. Недостатки обычно проявляются в самое неудачное время, так что на 100% доверять компьютерным технологиям пока что точно не стоит. Бумажная версия будет и подстраховкой, и настоящим спасением. В связи с этим напрашиваются выводы о том, что журнал лучше вести в стандартном формате в принципе и не рисковать.
Заполнение журнала регистрации трудовых договоров, трудовых книжек, пр. нужно вести постоянно. Любые недочеты в будущем будут обнаружены и могут стать причиной проблем. К примеру, когда после закрытия журнала в конце года на бланке останутся пустые строчки, их перечеркивают. В конце листа от руки указывают число заполненных в общей сложности в книге страниц (это обязательно).
Сроки хранения рассматриваемой документации – так называемые постоянные. В каждой организации всегда в наличии должен быть журнал для регистрации бумаг конкретно по основному типу деятельности. Если его нет, по закону компания не имеет права вести официальную деятельность. Все это очень важные моменты, их не следует игнорировать. В некоторых случаях заполненные журналы передаются в государственные архивы, используются в качестве справочных пособий, источников данных.
Регистрация осуществляется в обязательном порядке. Пока журнал не зарегистрирован, он официально не существует. Нужно внести все сведения в основную регформу, присвоить номера с записями всех данных о бумаге. В итоге регистрация придаст юрсилу документу, зафиксирует факт его получения, оформления, создания.
Законом порядок осуществления нумерации официальных приказов, других актов никак не регламентируется. Главное, чтобы нумерация шла в правильном порядке в рамках рассматриваемого календарного года. Также обратите внимание, что приказы, прочие акты по основному типу деятельности, распоряжения, документы, касающиеся личного состава компаний, нумеруются отдельно.
Составлением, заполнением, ведением документации на предприятии занимаются обычно кадровики, но руководитель может выбирать и назначать любых других специалистов в качестве ответственных лиц. Обычно это бухгалтера и другие штатные сотрудники. Многое зависит от масштабов компании, штата, направления ведения деятельности. Также ответственный специалист должен иметь достаточный уровень квалификации для проведения соответствующих операций.
В мелких фирмах ведением журналов часто занимаются секретари, но, если штат сотрудников большой, нужно будет выбрать другое ответственное лицо. Главное, чтобы работник был добросовестным, ответственным, внимательным. Любые ошибки, обнаруженные в ходе проверок, способны привести к финансовым потерям – ваша задача этого не допускать или хотя бы минимизировать риски. За определенные несоответствия, нарушения на организацию накладываются приличные штрафы.
После определения ответственного лица соответствующие сведения вносят в уставные и прочие документы. То есть официальные правила предприятия должны содержать данные о том, кто решает текущие задачи
Мы рассмотрели список журналов кадровика на предприятии, особенности и правила ведения таких документов. Детальнее все правила, инструкции указываются в должностной документации.
Типы книг учета – специальные и универсальные. Оба варианта вы можете заказать в нашем интернет-магазине. Все журналы кадров отвечают текущим стандартам, имеют высокое качество печати, прошивки. Бумага плотная, не рвется. Детально с характеристиками каждого варианта вы можете ознакомиться в товарной карточке.
Сориентируем в выборе, ответим на вопросы о доставке, сроках отправки. Цены – выгодные, качество – высокое.